Kodėl viešajam sektoriui reikėjo permainų
Dar prieš kelerius metus daugelis Lietuvos valstybės įstaigų dirbo pagal schemas, kurios buvo sukurtos dar praėjusio amžiaus pabaigoje. Popieriniai dokumentai keliauja iš vieno kabineto į kitą, pasirašomi ranka, registruojami specialiose knygose. Jei reikėjo sužinoti, kur dabar yra jūsų prašymas ar skundas – teko skambinti, laukti, kartais net atvykti į įstaigą asmeniškai.
Problema buvo ne tik nepatogumuose piliečiams. Pačios institucijos skendo popieriuose, prarasdavo dokumentus, dubliavo darbą. Kai vienas departamentas nežino, ką daro kitas, o informacija keliauja lėčiau nei sraigė – tai kainuoja ir laiko, ir pinigų, ir žmonių kantrybės. Pandemija tik parodė, kaip trapus buvo visas šis mechanizmas. Kai darbuotojai turėjo dirbti iš namų, daugelis procesų tiesiog sustojo.
NovaTech atsirado kaip tiesė tarp įvairių technologinių sprendimų tiekėjų, kurie suprato, kad viešajam sektoriui reikia ne tik modernių įrankių, bet ir sisteminio požiūrio. Negalima tiesiog įdiegti programos ir tikėtis, kad viskas veiks. Reikia keisti procesus, mokyti žmones, integruoti sistemas tarpusavyje.
Dokumentų valdymo revoliucija praktikoje
Viena iš didžiausių NovaTech sėkmės istorijų – elektroninio dokumentų valdymo sistemų (EDVS) diegimas savivaldybėse ir ministerijose. Tai nėra vien tik skaitmeninė dokumentų saugykla. Tai visa ekosistema, kuri leidžia dokumentui keliauti per įvairias instancijas, būti tvirtinamu, komentuojamu, saugomam – ir visa tai paliekant aiškų pėdsaką.
Pavyzdžiui, Kauno savivaldybė po NovaTech sprendimų įdiegimo sumažino dokumentų apdorojimo laiką vidutiniškai 40 procentų. Tai reiškia, kad jei anksčiau tam tikro leidimo gavimas užtrukdavo tris savaites, dabar tai gali užtrukti vos dešimt dienų. Skirtumas atsiranda dėl to, kad dokumentas nebeguli ant kieno nors stalo laukdamas parašo – sistema automatiškai primena atsakingiems asmenims, stebi terminus, net gali nukreipti dokumentą kitam darbuotojui, jei pirmasis neveikia.
Svarbu paminėti, kad šios sistemos integruojamos su eDelivery platforma, kuri leidžia institucijoms keistis dokumentais tarpusavyje saugiai ir greitai. Jei anksčiau raštas iš vienos ministerijos į kitą galėjo keliauti kurjeriu kelias dienas, dabar tai vyksta per kelias sekundes. Be to, viskas užšifruota, autentifikuota ir atitinka griežčiausius saugumo standartus.
Komunikacijos kanalų suvienodinimas
Kita didelė problema, kurią sprendė NovaTech – chaotiška komunikacija. Vienos institucijos darbuotojai bendrauja el. paštu, kiti – telefonu, treti – per vidines sistemas, kurios nesikalba tarpusavyje. Rezultatas – prarandama informacija, dubliuojami klausimai, niekas nežino, kas už ką atsakingas.
NovaTech pasiūlė integruotą komunikacijos platformą, kuri sujungia įvairius kanalus vienoje vietoje. Tai reiškia, kad darbuotojas gali matyti visą komunikacijos istoriją su konkrečiu klientu ar projektu – nesvarbu, ar tai buvo el. laiškas, skambutis, žinutė per portalą ar net susitikimas. Visa informacija vienoje vietoje, lengvai prieinama, su paieškos funkcija.
Šiaulių miesto savivaldybėje, pavyzdžiui, įdiegus tokią sistemą, sumažėjo pasikartojančių užklausų skaičius beveik perpus. Kodėl? Nes darbuotojai dabar mato, kad kitas kolega jau bendrauja su tuo pačiu asmeniu dėl tos pačios problemos. Nereikia klausti to paties kelis kartus, nereikia prašyti dokumentų, kurie jau buvo pateikti.
Saugumo klausimas nėra antraeilės svarbos
Kai kalbame apie valstybės institucijas, kalbame apie jautrius duomenis. Asmens kodai, finansinė informacija, sveikatos duomenys, verslo paslaptys – visa tai turi būti saugoma pagal aukščiausius standartus. NovaTech sprendimai atitinka ne tik Lietuvos, bet ir Europos Sąjungos reikalavimus duomenų apsaugai.
Praktiškai tai reiškia kelių lygių autentifikaciją, šifravimą tiek perduodant, tiek saugant duomenis, reguliarius saugumo auditus, automatinį grėsmių aptikimą. Bet svarbiausia – tai nuolatinis darbuotojų mokymas. Nes net geriausia sistema neapsaugos, jei žmogus naudoja slaptažodį „123456” ar atidaro įtartinus priedus.
Viena iš įdomiausių funkcijų – automatinis jautrių duomenų atpažinimas ir klasifikavimas. Sistema pati atpažįsta, kad dokumente yra asmens kodas ar kita konfidenciali informacija, ir automatiškai taiko atitinkamą apsaugos lygį. Tai labai sumažina žmogiškųjų klaidų riziką.
Integracija su esamomis sistemomis
Viena didžiausių baimių, kai kalbama apie naujų sistemų diegimą – kaip tai suderinti su tuo, kas jau veikia? Daugelis institucijų naudoja specializuotas programas konkretiems uždaviniams – buhalterinę apskaitą, personalo valdymą, projektų valdymą. Ar reikės visko atsisakyti?
NovaTech požiūris – ne keisti tai, kas veikia gerai, o sujungti viską į vieną ekosistemą. Jų sprendimai turi atviras API sąsajas, kurios leidžia integruotis su dauguma populiarių sistemų. Tai reiškia, kad duomenys gali tekėti tarp skirtingų programų automatiškai, be rankinio perkėlinėjimo.
Pavyzdžiui, kai darbuotojas užregistruoja naują dokumentą EDVS sistemoje, informacija apie jį gali automatiškai pasirodyti projektų valdymo įrankyje, jei tas dokumentas susijęs su konkrečiu projektu. Arba kai buhalterija patvirtina sąskaitą, apie tai automatiškai informuojama atsakingas projekto vadovas per komunikacijos platformą.
Tokia integracija ne tik taupo laiką, bet ir mažina klaidų tikimybę. Kai duomenys įvedami vieną kartą ir automatiškai platinami kur reikia, nebėra rizikos, kad kas nors kažką neteisingai perrašys ar pamiršs atnaujinti.
Mokymai ir palaikymas – ne mažiau svarbu už technologijas
Galima turėti geriausią pasaulyje sistemą, bet jei žmonės nemoka ja naudotis ar bijo – ji bus nenaudinga. NovaTech suprato tai nuo pat pradžių ir investavo daug išteklių į mokymų programas.
Tai ne vienkartiniai seminarai, kur per dvi valandas parodoma, kaip prisijungti ir spustelėti kelis mygtukus. Tai nuoseklus procesas, kuris prasideda dar prieš sistemos įdiegimą. Pirmiausia identifikuojami pagrindiniai naudotojai – tie, kurie naudosis sistema dažniausiai ir intensyviausiai. Jie mokomi išsamiai, tampa savotiškais ambasadoriais savo skyriuose.
Vėliau organizuojami mokymai pagal roles. Vadovai mokomi vienaip – jiems svarbu matyti analitines ataskaitas, stebėti procesus, priimti sprendimus. Eiliniai darbuotojai mokomi kitaip – jiems svarbu efektyviai atlikti kasdienes užduotis. IT specialistai gauna techninį mokymą apie sistemos administravimą ir palaikymą.
Bet mokymai nesibaigia įdiegimo metu. NovaTech teikia nuolatinę paramą – yra pagalbos tarnyba, kuri veikia lietuvių kalba, yra internetinė žinių bazė su vaizdo pamokėlėmis, yra reguliarūs atnaujinimų seminarai, kai pristatamos naujos funkcijos.
Skaičiai, kurie kalba patys už save
Po kelių metų NovaTech sprendimų naudojimo Lietuvos viešajame sektoriuje, galima pateikti konkrečių rezultatų. Vidutiniškai institucijos, įdiegusios pilną sprendimų paketą, sumažino administracinių procesų laiką 35-45 procentais. Tai reiškia, kad tie patys žmonės gali atlikti daugiau darbo arba tas pats darbas atliekamas greičiau.
Popierio sąnaudos sumažėjo vidutiniškai 60-70 procentų. Tai ne tik ekonomija – tai ir ekologiškesnis požiūris, ir mažiau vietos reikia archyvams. Kai kurios institucijos jau pradėjo atsisakyti ištisų archyvinių patalpų, nes dokumentai saugomi skaitmeniškai.
Piliečių pasitenkinimas paslaugomis išaugo. Nors sunku tai išmatuoti vienareikšmiškai, apklausos rodo, kad žmonės vertina greitesnį aptarnavimą, galimybę stebėti savo prašymų eigą internetu, mažesnį poreikį lankytis įstaigose asmeniškai.
Darbuotojų pasitenkinimas taip pat pagerėjo. Gali skambėti keistai – paprastai žmonės nenori pokyčių, bijo naujų sistemų. Bet kai jie pamato, kad darbas tampa lengvesnis, kad nereikia ieškoti dokumentų tarp krūvų popierių, kad sistema pati primena apie terminus – jie įvertina tai.
Ką ateitis ruošia viešajam sektoriui
NovaTech nesustoja ties tuo, kas jau pasiekta. Jie aktyviai dirba su dirbtinio intelekto sprendimais, kurie galėtų dar labiau automatizuoti rutininius procesus. Pavyzdžiui, sistema, kuri automatiškai klasifikuoja gautas užklausas ir nukreipia jas atitinkamiems specialistams. Arba chatbotai, kurie gali atsakyti į dažniausiai užduodamus klausimus be žmogaus įsikišimo.
Kitas svarbus kryptis – mobilieji sprendimai. Vis daugiau darbuotojų dirba ne tik biure, ir jiems reikia galimybės pasiekti sistemas iš telefono ar planšetės. NovaTech kuria mobilias aplikacijas, kurios leidžia tvirtinti dokumentus, bendrauti su kolegomis, stebėti procesus bet kur ir bet kada.
Taip pat didelis dėmesys skiriamas duomenų analitikai. Institucijos kaupia milžiniškus kiekius duomenų, bet dažnai neišnaudoja jų potencialo. NovaTech kuria įrankius, kurie padeda matyti tendencijas, prognozuoti poreikius, priimti duomenimis pagrįstus sprendimus. Pavyzdžiui, savivaldybė gali analizuoti, kokių paslaugų labiausiai prašoma, kada yra didžiausias apkrovimas, ir atitinkamai planuoti resursus.
Dar viena įdomi sritis – blockchain technologijos panaudojimas dokumentų autentiškumui užtikrinti. Tai leistų sukurti dokumentus, kurių neįmanoma suklastoti ar pakeisti, ir kiekvienas galėtų lengvai patikrinti jų autentiškumą.
Kelias į skaitmeninę ateitį tęsiasi
Lietuvos viešojo sektoriaus skaitmeninimas nėra baigtas projektas – tai nuolatinis procesas. NovaTech sprendimai parodė, kad modernios technologijos gali realiai pakeisti tai, kaip veikia valstybės institucijos. Ne tik padaryti procesus greitesnius ar pigesnius, bet ir fundamentaliai pagerinti paslaugų kokybę piliečiams.
Svarbu suprasti, kad technologijos – tai tik įrankis. Tikrąją vertę sukuria žmonės, kurie moka šiomis technologijomis naudotis ir pritaiko jas konkretiems poreikiams. Todėl sėkmė priklauso nuo kelių dalykų: tinkamų sprendimų pasirinkimo, kokybiškas diegimas, nuodugnūs mokymai ir nuolatinis tobulėjimas.
Institucijos, kurios šiandien investuoja į skaitmeninimą, rytoj bus lankstesnės, efektyvesnės ir labiau orientuotos į piliečių poreikius. O tai ir yra pagrindinis viešojo sektoriaus tikslas – tarnauti žmonėms kuo geriau. NovaTech patirtis rodo, kad šis tikslas pasiekiamas ne per vieną dieną, bet nuosekliai dirbant, mokantis iš klaidų ir nuolat ieškant būdų, kaip būtų galima dar geriau.